Rappel pratique : Rédiger les lettres de relance et de mise en demeure

Les délais de paiement sont monnaie courante chez les vétérinaires. S’ils ne constituent pas en soi un danger pour les finances de votre cabinet lorsqu’ils sont maitrisés, négliger la surveillance de leur bon remboursement peut avoir de lourdes conséquences. Une règle : agir avec célérité. Si vos premières démarches de relance cordiale sont restées sans réponses, ne tardez pas et passez à l’étape suivante : l’envoi de lettres de relances et si besoin, d’un courrier de mise en demeure de payer. Retour sur les éléments constituants ces missives d’importance.

La lettre de relance, premier pas courtois vers le remboursement des créances vétérinaires.

En premier lieu, sachez qu’envoyer des lettres de relance n'est pas un acte juridiquement obligatoire. Il vous est tout à fait possible d'adresser directement à vos clients-débiteurs une lettre de mise en demeure, ou, si vous le souhaitez, de les assigner directement en justice.

Toutefois, l’envoi de lettres de relance est une pratique quasi systématique qui permettra peut-être de déterminer la raison pour laquelle vos clients n’ont pas réglé leur note tout en préservant autant que faire se peut vos relations client-vétérinaire.

Concrètement, la première lettre de relance doit simplement signifier au client le fait qu'il y ait retard de paiement. Doit-y figurer le montant des sommes dues, la date à laquelle a été émise la facture impayée ainsi que la nature et la teneur de la prestation dont vous demandez le paiement.

Si ce premier courrier de relance reste sans réponse, faites suivre une lettre d’avertissement. Cette seconde relance, voulue plus ferme, mais nécessairement dépourvue d’agressivité dans son contenu visera à informer le client-débiteur quant à votre intention de recourir à une société spécialiste du recouvrement si celui-ci ne règle pas sa créance.

Mettre en demeure de payer les clients-débiteurs

Si l’envoi d’un courrier d’avertissement n’amène toujours pas le client à régler son dû, il faut désormais le mettre en demeure de payer.

A contrario des relances informelles menées au téléphone, par email ou voie postale, la mise en demeure de payer produit des effets juridiques, mais ne permet pas pour autant à l’émetteur de pratiquer une saisie. Pour qu'elle soit valable, elle doit reprendre une forme déterminée et contenir certaines mentions légales obligatoires.

Selon l'article 1344 du Code civil, le débiteur est mis en demeure de payer « soit par une sommation, soit par un acte portant interpellation suffisante ». Cette lettre doit être envoyée en recommandé avec accusé de réception et doit regrouper :

-La mention Mise en demeure dans le corps du texte

-La mention de la créance avec références (devis, factures)

-La date de prescription de la créance

-l'obligation pour le débiteur de régler la créance dans un délai établi précisément, mais restant à la discrétion du créancier (en général huit jours)

-Un compte rendu précis des démarches entreprises pour rappeler le client débiteur à ses obligations (première, seconde lettre, échanges d’emails, appels téléphoniques)

-Elle doit enfin mentionner que sa réception fait courir l'intérêt moratoire au taux légal.

Pour déléguer cette démarche auprès d’un expert : Contacter RGC Contentieux

Exemple de première lettre de relance

Nom du cabinet Adresse Code postal - Ville Téléphone - Fax Mail Numéro Siret

A l'attention de Madame / Monsieur Nom du client

Adresse Code postal - Ville

Objet : Relance n°1 - facture n° P. J. : Duplicata de la facture n° + RIB

Madame, Monsieur,

Sauf erreur ou omission de notre part, nous constatons que votre compte client présente à ce jour un solde débiteur de XXX euros. Ce montant correspond à nos factures suivantes restées impayées :

Numéro Date Montant

L'échéance étant dépassée, nous vous prions de bien vouloir procéder à son solde dans les meilleurs délais, et vous adressons, à toutes fins utiles, un duplicata de cette facture ainsi qu’un RIB en pièce jointe. Dans le cas où votre règlement aurait été adressé entre temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente.

Vous remerciant par avance, nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

Exemple de lettre d'avertissement

Nom du cabinet Adresse Code postal - Ville Téléphone - Fax Mail Numéro Siret

A l'attention de Madame / Monsieur Nom du client

Adresse Code postal - Ville

Objet : dernier rappel paiement de facture n° P. J. : Duplicata de la facture n° + RIB

Madame, Monsieur, Nous constatons avec regret que vous n'avez pas donné suite à notre précédent rappel et que votre compte reste toujours débiteur de X euros correspondant aux factures suivantes restées impayées :

Numéro Date Montant

Si le règlement ne nous parvient pas sous huit jours, nous serons contraints de transmettre le dossier à une société spécialisée qui mettra en œuvre toutes les démarches nécessaires à l’obtention du solde de notre créance. Veuillez trouver ci-joint, à toutes fins utiles, un duplicata de ladite facture ainsi qu’un RIB en pièce jointe

Dans l'attente d'un règlement, nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

Exemple de lettre de mise en demeure

Nom du cabinet Adresse Code postal - Ville Téléphone - Fax Mail Numéro Siret

A l'attention de Madame / Monsieur Nom du client

Adresse Code postal - Ville

Objet : MISE EN DEMEURE facture n° - LRAR P. J. : Duplicata de la facture n° + RIB

Madame, Monsieur,

Nous nous permettons de vous recontacter dans le cadre de l'affaire référencée ci-dessus et faisant suite à nos précédents courriers, demeurés sans retour. Vous nous restez redevable à ce jour de la somme de xxx euros. En effet, les créances suivantes restent impayées :

Numéro Date Montant

L'échéance étant dépassée, nous vous prions de bien vouloir procéder à son solde dans un délai de huit jours, et vous adressons, à toutes fins utiles, un duplicata de cette facture ainsi qu’un RIB en pièce jointe.

Nous vous rappelons que la présente mise en demeure fera courir les intérêts au taux légal conformément aux dispositions de l'article 1344-1 du Code civil.

À défaut de paiement, nous vous informons que le recouvrement sera poursuivi par voie de justice.

Dans le cas où votre règlement aurait été adressé entre temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente.

Vous remerciant par avance, nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

Commission uniquement sur montant encaissé. Prise en charge sans frais fixes et sans engagement, du recouvrement de vos impayés, dès le premier euro, jusqu’à cinq ans d’arriéré

Steve MANAI

Recouvrement vétérinaire

rgc.paris@gmail.com

09 51 51 46 00